谈谈公文写作的基本方法与要领【图片、文字、动画均可编辑】

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谈谈公文写作的基本方法与要领

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谈谈公文写作的基本方法与要领对公文这一话题,党政军企,任何一级组织,哪怕是体制外的,都不可能置之身外。很多大学还专门开设了这门课。按照定义,“公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范形式的书面材料”。这里,我们把公文的定义“泛化”一下,职场上“非个人用途”的写作姑且都称之为“公文写作”。毋庸置疑,公文写作很重要,这项能力是职场上做好各项工作的基本功。 水无常形、文无定法。公文作为一种特殊的文体,到底应该怎么写、怎么才算好,没有一个绝对的标准。同样一个材料,下了不少功夫,质量也很高,也许这个领导觉得好,很喜欢,换了一个领导可能就会觉得不好。当然这个“不好”,有一种情况就是,材料不对他的口味,因为不是为他“定制“的,并不是说材料本身就不好。所以,评价一个材料究竟好不好,标准是弹性的、游离的,是因人而异的。萝卜青菜,口味咸淡,各有所爱。 这里,我结合个人的实践,就公文的写法谈一家之言,主要是四句话:出思想,精概括,讲明白,重品相。 一、出思想 材料是一级组织交流传递思想的工具载体。那么,每个人都希望材料传递的思想是丰满的而不是骨感的,是立体的而不是单薄的,是厚重的而不是轻微的。这种材料的思想性,要具体落实到材料的观点、站位、立场、论述等各个方面,全方位渗透体现在整个材料之中。我体会,材料思想性的源头活水主要有: (一)从深刻揭示本质特征中出思想。 讲一项工作,有没有论述出最为本质的特点、揭示出最为内在的特征,是衡量一篇材料有没有思想性、思想性强不强的重要标尺。 「案例1」曾经撰写过一篇某战略力量运用的材料,是为上级领导到某单位参加年度工作总结大会而准备的,层级比较高,很重要。之前,对该力量运用的表述,几乎是沿袭该单位编制表上的“老三句”:“为高层决策提供信息保障,为维护和拓展国家利益提供信息保障,为现实任务提供信息保障”。这当然是对的。我当时在写作班子里头,研究了几次,认为在那种场景下,不能再沿用老三句了,这么多年了,到底你的力量是怎么用的,得挖一挖,说出些“道道”来。最后,是这样写的,四个度: ——坚持向常态观测要“强度”。合理调配各种力量和资源,科学统筹各战略方向需求,看紧盯死重热点方向。 ——坚持向动向信息要“速度”。要在全业务系统的快速反应上挖潜能,做到动向信息的快速获取、实时传输和高效传递。 ——坚持向分析处理要“精度”。对目标的分析解译必须精确精准,资料整编必须搞实搞细,真正做到实打实。 ——坚持向综合研判要“深度”。强化战略敏锐性和感知力,把小的、零碎的、战术性的信息成果长期积累下去,分析得出深层次的特点趋势,努力做到“见微知著、一叶知秋”。 从常态观测、动向信息、分析处理和综合研判四个角度,提出了强度、速度、精度和深度的要求,应该说,这样把力量到底该怎么用,着力点在哪里、增长点在哪里、放光点在哪里,比较形象、生动地刻画出来了。现在看,这种提法不仅适用于军用力量,对近年来兴起的商用力量也是适用的。 (二)从对标挂靠形势政策中出思想。 高站位是思想性的重要体现,要善于对标形势、挂靠政策。但不能乱举旗、无限上纲、扯不上硬扯,而是要适合身份、适应时势、适度拔高、适当拓展,要精准地“更上一层楼”,与形势、与政策方针去对标、看齐,解决写材料“师出有名”的问题。 「案例2」去年参加某专项工作组,参与东北三省发展天基农业监测系统的立项报告撰写,对立项必要性这样分析: ——建设天基农业监测系统,是确保粮食安全的重要举措。大意是:粮食安全是国家安全的重要基础,建成天基农业监测系统,对耕地和农产品长势实施监测和产量预估,对管控粮食安全风险具有特殊重要的意义和作用。 ——建设天基农业监测系统,是实现智慧农业的重要手段。大意是:智慧农业是农业现代化的体现,发展智慧农业是国家大政方针。随着技术进步,天基手段在农业资源调查及动态监测上正发挥着独特作用,为智慧农业提供重要技术支撑。 ——建设天基农业监测系统,是赋能产业发展的重要途径。大意是:卫星产业属于“战略新兴产业”,列入国家“新基建”范畴重点扶持发展。建设天基农业监测系统,有助于优化产业结构、打造地区亮点、促进转型升级。 就是用三个维度来对标挂靠。粮食安全,事关国家安全的根本大计,“手中有粮,心中不慌”;智慧农业,是农业现代化进程的必然体现,国家已经针对智慧农业出台一系列政策文件;产业发展,更是“新基建”的范畴,是国家下大力重点发展的领域。这样来立项,就显得“师出有名”,对标很齐、挂靠很紧,思想性就自然蕴含在其中了。 (三)从精辟阐述主张观点中出思想。 常常有这种情况,在材料观点上下了一些功夫,观点列得很好,但是领导在审查的时候总觉得讲得不够、不准、不透。出现这种情况,是因为缺乏对观点深刻、精到的阐述,没有把主张的观点说清楚、说明白、说到位,也就是说“纲举”到位了,但“目张”还不够。所以,不仅要有观点,还要有精辟的论述来支撑观点。 「案例3」起草某领导在某单位工作总结大会上的讲话材料,其中有个观点是“加强体系建设”,是这样论述的: 信息化条件下作战,强调体系能力。我们要转变形成体系化能力,不仅是骨干手段的能力、“硬件”的能力,而且也是配套系统的能力、“软件”的能力,还有用户的应用能力。这其中: ——发展力量手段是根本。没有手段,或者手段不强,能力形成就是无源之水、无本之木。必须坚持把发展力量手段放在首位,跟踪掌握、准确预测这一领域技术发展趋势,加快发展新型技术手段,提升“硬实力”。 ——建好应用系统是重点。仅仅靠性能先进的骨干手段,而没有与之相配套的地面应用系统,也形成不了能力。要在地面系统建设方面发挥主导作用,扩展、完善、优化地面应用系统建设和内部运行,研究如何拓展延伸,构建一体化的信息服务应用体系。 ——健全运行机制是关键。硬件架构及配套运行机制,直接决定了体系能力生成的路径、成效和整体能力的强弱。全系统工作运行机制要做到顺畅高效、灵敏快捷、全面配套、双向互动。 ——充实作战数据是保证。持续加强所获信息数据的常态汇总、分类整编和动态更新,检验完善重要目标、关键参数、基础数据等信息资源,以常态、鲜活、扎实、有效的基础数据建设,促进力量体系能力生成。 这段文字材料,没有停留在只是用“体系建设”这个词贴标签、喊口号,而是在深刻分析全体系要素组成及相互之间软硬件关系的基础上,从力量手段、地面系统、运行机制和作战数据四个层面,具体论述了应该如何加强体系建设,可以说是体系建设思想在这一领域的向下延伸和细化实化。即便从现在的角度看,这种观点主张都不算过时,仍然有着很强的思想性和指导意义。 (四)从深入分析矛盾问题中出思想。 现在非常提倡问题导向,找问题、找“痛点”,事实上,提出问题、分析问题、解决问题,始终是机关文字材料的根本指向和价值体现。文字材料的思想性,很重要的一方面就是对矛盾问题的揭示和剖析。对问题的表述,是一个材料非常要害、而且不容易把握的重要部分,更是体现材料思想性和机关水平的重要部分。 「案例4」前期某公司参加某大赛,参加项目是“基于3D数字地球的‘地理+’综合学科教学示范系统”,设想把遥感应用于地理教学,在商业策划书里把痛点概括为“三长三消”: ——从教学现状看,一头是地理学科高考权重的上升,另一头是教学效率的低下。大意是:地理学科是中学课程一门非常重要的基础学科,在全国各地历年高考都占据相当大的比重。但中学生普遍不喜欢地理课,目前地理课程教学手段还比较单一,致使教学效率不高,效果不甚理想。 ——从学科特性看,一头是地理学科本身的“抽象性”,另一头是地理与其他学科的“关联性”。大意是:地理学科大多数看不见、摸不着、无法模拟实验,且与历史、政治等学科之间有着渗透性的关联。因为这些学科的抽象性,本来彼此关联的知识,在学生脑中成为一座座“知识孤岛”,难以有效地进行综合、联想和运用。 ——从条件建设看,一头是教育“信息高速”建成通车,另一头是高速路上“个性跑车”的巨大缺口。大意是:我国教育信息化建设已经走过以通用化“硬建设”为主的1.0阶段,目前正处于以个性化“软建设”为主的2.0阶段,需求旺盛且持续,但缺口也很大。如何将新兴技术与教育场景深度融合,让信息高速上有越来越多的、分工越来越细、能够满足教学需求和资源共享的“个性化跑车”,既是挑战、也是机遇,地理学科的教学尤其如此。 就是从三个维度来分析,从中找出“三长三消”的痛点,这样把地理教学的痛点和需求,以及在策划书中后半部分提及的解决方案,就很好地结合在了一起,形成了强支撑、强呼应。 二、精概括 有的公文材料综合性很强,包含的内容比较宽泛,要把该体现的内容都有所体现,尽量丰富完整,这就需要我们用较少的文字说明较多的内容,用较短的篇幅讲清较复杂的事理,文字简练干净、简短明了、详略得当。这对文字的概括力、表现力提出比较高的要求。一篇材料,篇无闲句,句无闲字,就像金刚石一样,体积小、密度大、硬度高,这是一种很高的境界。 要求好提,事情难办。又要概括得到位,该包含的一个都不能少;又不能面面俱到,片面追求信息量而面面俱到,搞成包罗万象,让人左右为难。到底怎么弄?公文场景中,常常要概括的是四个“要素”,全貌、做法、特征和成效。要具体情况具体分析,采用不同的方法: (一)“高度浓缩”概括全貌。 常常有领导批评一篇材料“一锅汤”,提不起纲来,我理解,就是没有把反映事物的整体面貌很好地提炼出来、概括出来,没有抓住要点。要说概括的语言高手,不得不提林彪,他的语言风格被称之为“吝啬的语言”。毛主席当年为抗大题词“坚定正确的政治方向,艰苦朴素的工作作风,灵活机动的战略战术”和“团结、紧张、严肃、活泼”,后来这三句话、八个字,林彪概括为“三八作风”,非常简洁、明确、易记。虽然现在不用这个提法了,但这种高度凝练的概括方法堪称经典。 「案例5」最近参与筹划与某省某市进行卫星应用合作,我们拿出的建议方案,是在当地划设专门区域,布设卫星应用产业链。我写的方案里,把产业链概括为“一站、一中心、一园、一平台”四大板块,这样表述: ——“一站”就是“卫星地面跟踪接收站”。大意是:在某市建设遥感卫星地面跟踪接收站,对卫星实现当圈控制、当圈观测、当圈下传,实现对卫星观测地面情况的近实时获取,确保数据的鲜活性、时效性。 ——“一中心”就是“卫星数据处理与应用服务中心”。开展卫星数据的处理与应用,实现从“数据”到“信息”再到“价值”的快速转化,从而为卫星在环保监管、乡村振兴和电力、交通、管道、城建等方面的应用效力。 ——“一园”就是“大西北环境保护遥感应用产业示范园”。目光超越某市和某省,投向总面积约为全国三分之一、涵盖西北五省的整个大西北区域,布建一个以大西北环境保护为主题的卫星应用产业示范园,服务某市、某省乃至整个大西北经济社会发展,带动改变某市相对单一的产业结构。 ——“一平台”就是“基于3D数字地球的乡村振兴综合信息服务平台”。以“3D数字地球家”为基础,针对某市乡村振兴需求,进行定制化改造集成,为当地政府筹划乡村振兴和相关建设、管理工作提供决策信息服务。 “一站、一中心、一园、一平台”,就比较全面、简洁、形象地展现了筹划的产业链布局,业内的人看得懂,更重要的是,政府的人也能看得懂,而且还很喜欢,因为这种表述很对政府行文的路数。 (二)“拎出环节”概括做法。 常常有要讲清楚某项工作“怎么做”的材料,用于经验交流或者工作指导,这就涉及对过程的认知、对做法的提炼。对一项工作而言,真正重要的、能够纲举目张的环节和步骤,其实并不多,就那几个。就像小品里演的,大象装冰箱只要三步,冰箱门打开、大象装进去、冰箱门关上。要略去无关紧要的环节,把反映事物、开展工作的主要环节拎出来、充分提炼出来,以此形成清晰生动的“路线图”、“施工图”。不能轻重不分、大小混搭,在细节上纠缠,看似罗列了一大堆,反而真正有用管用的,要么淹没,要么漏项,那样就成了“螃蟹吃豆腐——抓的不少,吃的不多”。 「案例6」在教育集团工作时,有一次主笔起草集团的人才队伍建设质量专题会议材料,在董事长讲话材料和决议文件中,对人才建设要求这样论述:
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