公文格式——公文写作格式要求及常见错误【图片、文字、动画均可编辑】

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公文格式——公文写作格式要求及常见错误

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公文写作格式要求及常见错误一、公文版式格式要求(一)字体字号1.公文大标题一般用2号小标宋体字(或华文中宋体字)居中排布。如两行以上、需要回行时应注意词意完整、排布美观,尽量用梯形或菱形排布,不适用上下长、中间短的沙漏形,也尽量不适用上下长度一样的长方形。2.正文一般用3号仿宋字(1)文中结构(标题)层次序数应依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”。(2)正文中一级标题用黑体字,二级标题用楷体字,三级以后同正文用仿宋体。(3)一级标题单独作为段落时不加标点,二级以后标题单独作为段落时应加句号。(4)全文加粗,并点击字体中的Times New Roman字体,使全文的数字显得饱满且醒目。(5)领导讲话稿等材料字体字号可灵活掌握。(二)页面设置1.公文一般每页排22行,每行排28个字。设置方法为,页边距设上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm;行间距设固定值、28.95磅。2.页码用4号半角宋体阿拉伯数字,居中排布。3.特殊情况可适当微调。(三)落款排布1.盖章的公文(如对外发便函),在正文之下空3行排布发文机关书名和成文日期,日期右空4字排布,发文机关以日期为准居中排布。例: ***********20XX年XX月XX日 2.不盖章的公文(如签报),在正文之下空1行排布发文机关署名和成文日期,并按照成文日期首字比发文机关首字右移2字、发文机关和成文日期字数长者右空2字的规则排布。例: ********** 20XX年XX月XX日特殊情况可灵活掌握。二、主要公文类型通信中心涉及可能涉及的公文主要包括文件、函、签报等。(一)文件和便函指网运部负责主办的通信中心管理文件和便函,按照通信中心有关程序办理。(二)请示、报告和意见指网运部负责主办的通信中心向上级管理单位,或网运部向通信中心领导报请的请示、报告和意见。需要请上级管理单位或中心领导指示和批准的,用“请示”;汇报工作、反映情况、回复上级领导询问的,用“报告”;就有关问题提出见解和处理办法的,用“意见”。三、公文写作常见错误(一)多个书名号或引号并列时使用顿号分隔例1:各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。(错误)各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。(正确)例2:公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设,落实护校制度。(错误)公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设,落实护校制度。(正确)【解析】标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间,宜用顿号。(二)在标示数值和起止年限时使用连接号不规范例3:制定并实施学校安防达标建设三年行动计划(20XX-2015年)。(错误)制定并实施学校安防达标建设三年行动计划(20XX—2015年)。(正确)例4:要加快工程进度,确保科技园3-5年内建成。(错误)要加快工程进度,确保科技园3~5年内建成。(正确)【解析】标示时间、地域的起止一般用一字线(占一个字符位置),标示数值范围起止一般用浪纹线。(三)在并列分句中使用逗号统领例5:各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合,工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为;工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业;公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。(错误)各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合;工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为;工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业;公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。(正确)【解析】用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。(四)在并列分句中使用句号后再使用分号例6:一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险;二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。(错误)一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。(正确)【解析】分项列举的各项或多项已包含句号时,各项的末尾不能再用分号。(五)同一形式的括号套用例7:围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。(责任单位:各镇(街道))(错误)围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。[责任单位:各镇(街道)](正确)【解析】同一形式的括号应尽量避免套用,必须套用括号时,应采用不同的括号形式配合使用。(六)阿拉伯数字表示次序时使用点号不当例8:1、督促主办单位按时办结。(错误)1.督促主办单位按时办结。(正确)例9:(1)、督促协办单位按时办结。(错误)(1)督促协办单位按时办结。(正确)【解析】带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号,不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语,后面用下角点(圆心点)。(七)在图、表说明文字末尾使用句号例10:(图表略)注:以上各项数据统计截至时间为20XX年XX月31日;城市人口指常住户籍人口;规模工业企业个数统计为新口径。(错误)注:以上各项数据统计截至时间为20XX年XX月31日;城市人口指常住户籍人口;规模工业企业个数统计为新口径(正确)【解析】图或表的短语式说明文字,中间可用逗号,但末尾不用句号。即使有时说明文字较长,前面的语段已出现句号,最后结尾处仍不用句号。(八)在标示发文年号时使用括号不规范例11:根据×发[20XX]3号文件精神,……(错误)根据×发〔20XX〕3号文件精神,……(正确)【解析】标示公文发文字号中的发文年份时,应使用六角括号。(九)书名号内用顿号表示停顿。例XX:根据《××省物价局、××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》(××规〔20XX〕59号)文件要求,特制定本管理办法。(错误)根据《××省物价局××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》(××规〔20XX〕59号)文件要求,特制定本管理办法。(正确)【解析】书名号内标示停顿时用空格。(十)句内括号行文末尾使用标点符号不当例XX:为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导,决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组(领导小组组长由常务副区长兼任,副组长由××局局长兼任。),负责该项工作的协调处理。(错误)为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导,决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组(领导小组组长由常务副区长兼任,副组长由××局局长兼任),负责该项工作的协调处理。(正确)【解析】括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外,句内括号行文末尾通常不用标点符号。(十一)附件名称后使用标点符号例14:附件:1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单;(错误)附件:1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单(正确)【解析】附件名称后不用任何标点符号。(十二)二级标题在换行分段情况下使用句号例15:(一)整合监管职能和机构。为减少监管环节,保证上下协调联动……(错误)(一)整合监管职能和机构为减少监管环节,保证上下协调联动……(正确)(一)整合监管职能和机构。为减少监管环节,保证上下协调联动……(正确)【解析】二级标题在换行分段时不使用句号,如使用句号则不需要换行分段。(十三)括号中以下简称内容加引号例16:李晓明(以下简称“李”)(错误)李晓明(以下简称李)(正确)
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